Bạn đã cân nhắc việc bổ sung các phương pháp sản xuất tinh gọn – Lean Manufacturing vào hệ thống quản lý chất lượng của mình như một cách tập trung vào các hoạt động cải tiến chưa? Nếu vậy, bạn nằm trong số nhiều công ty nhận ra rằng họ có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc thông qua cải tiến quy trình. Một trong những nguyên tắc chính của tiêu chuẩn ISO 9001 là cải tiến liên tục, nhưng ISO 9001 không giải thích cách thực hiện hoặc duy trì cải tiến này. Phương pháp sản xuất tinh gọn có thể là một trợ thủ đắc lực cho bạn.
Sản xuất tinh gọn là gì?
Sản xuất tinh gọn (LEAN) là khái niệm cho rằng việc sử dụng tài nguyên cho bất kỳ mục đích nào ngoài việc tạo ra giá trị cho khách hàng đều là lãng phí và cần loại bỏ hoặc ít nhất là giảm thiểu lãng phí. Trong ngôn ngữ của Lean, các từ tiếng Nhật có nghĩa là lãng phí: “Muda” và cải tiến: “Kaizen” thường được sử dụng. Lean nhìn thấy giá trị trong bất kỳ hành động hoặc quy trình nào mà khách hàng sẵn sàng trả tiền. Bằng cách loại bỏ những hành động lãng phí khác, bạn sẽ bảo toàn được giá trị với việc tiêu tốn ít nguồn lực hơn và ít công việc hơn.
Các phương pháp tinh gọn chủ yếu dựa trên Hệ thống sản xuất Toyota và đã lan rộng trên toàn thế giới. Mặc dù những người khác nhau sẽ sử dụng số lượng loại lãng phí khác nhau, nhưng bộ cơ bản đến từ bảy loại lãng phí được Toyota xác định: vận chuyển, tồn kho, vận chuyển, chờ đợi, xử lý quá mức, sản xuất thừa và lỗi. Việc sử dụng Lean sẽ xem xét các nguyên nhân lãng phí khác nhau trong quy trình, bao gồm một số nguyên nhân bổ sung tùy thuộc vào từng người và cố gắng loại bỏ bất kỳ nguyên nhân nào không cần thiết để tạo ra sản phẩm. Đặc điểm chính của Lean là tập trung vào việc loại bỏ lãng phí.
Một số ý tưởng triết học đằng sau việc triển khai Lean là:
- Không có giới hạn cho việc cải thiện; không có gì được cho là hoàn hảo.
- Lấy thông tin từ gốc; những người gần gũi hơn với vấn đề có thể có những ý tưởng tốt hơn.
- Đừng yêu cầu một giải pháp hoàn hảo; bất kỳ cải tiến nào cũng là một khởi đầu tốt.
- Ý tưởng của tất cả các thành viên trong nhóm là như nhau.
- Tạo một môi trường trực quan nơi có thể dễ dàng nhìn thấy trạng thái của quy trình.
- Tạo ra một nền văn hóa cải tiến.
Một số công cụ của Lean là gì?
Dưới đây là một số công cụ phổ biến được nhiều người thực hành Lean sử dụng (không theo thứ tự cụ thể), ý nghĩa của chúng và mục đích sử dụng của chúng:
5S – Đây là chương trình dựa trên 5 từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S và thường được dịch là Sắp xếp, Làm thẳng, Quét dọn, Chuẩn hóa và Duy trì. Ý tưởng là bắt đầu với Sắp xếp nơi làm việc để loại bỏ bất kỳ vật dụng không cần thiết nào, sau đó Sắp xếp thẳng để sắp xếp các vật dụng cần thiết nhằm tránh lãng phí thời gian tìm thấy chúng, tiếp theo là Quét dọn để giữ cho nơi làm việc an toàn và dễ làm việc, sau đó Chuẩn hóa để giúp giữ mọi thứ theo thứ tự và dễ tìm, và cuối cùng là Duy trì nơi làm việc bằng cách thực hiện những hành động này thường xuyên trong ngày làm việc. Kết quả của hoạt động này là một nơi làm việc sạch sẽ, nơi chỉ có những vật dụng và công cụ cần thiết và dễ tìm để tránh lãng phí thời gian tìm kiếm những thứ cần thiết để thực hiện công việc.
Value Stream Mapping (VSM) – VSM được sử dụng như một phương pháp biểu thị bằng đồ họa dòng nguyên liệu và thông tin của một quy trình. Biểu đồ bao gồm thời gian chờ đợi và thời gian thực sự thực hiện từng bước của quy trình. Bằng cách xác định quy trình theo cách này, bạn có thể hướng tới việc giảm thời gian chờ đợi cũng như mọi bước không cần thiết trong quy trình làm tắc nghẽn nguyên vật liệu và do đó gây lãng phí.
Kanban – Công cụ Kanban dựa trên việc giảm lãng phí trong quá trình kiểm kê. Để sử dụng công cụ này, một hệ thống được thiết lập cho một bước quy trình để thông báo cho bước quy trình trước đó nhằm cung cấp tài liệu mới. Đây có thể là hệ thống thẻ, hệ thống hộp trống hoặc thậm chí là hệ thống không gian trống. Điều quan trọng là mỗi khi thông báo được đưa ra, quy trình sẽ cung cấp các tài liệu cần thiết cho quy trình tiếp theo và không còn nữa. Bằng cách sử dụng điều này, bạn có thể giảm lượng hàng tồn kho trong quá trình, được xác định là nguồn lãng phí.
Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) – Nhiều công ty sử dụng KPI để đo lường hiệu suất của các yếu tố quan trọng nhất của quy trình QMS, nhưng ít người biết rằng khái niệm này xuất phát từ tư duy Lean. Một số ví dụ về KPI là không có sai sót, điểm hài lòng của khách hàng hoặc thời gian xử lý. Nhiều KPI được các công ty sử dụng tập trung vào việc đo lường các lĩnh vực lãng phí, với các mục tiêu cải tiến.
Shadow boards – Khi thực hiện bước Chuẩn hóa trong 5S, đôi khi sẽ có ích nếu bố trí không gian làm việc với khu vực được gắn nhãn cho từng công cụ cần thiết. Bằng cách này, khi thiếu một công cụ, bạn có thể dễ dàng nhận thấy rằng nó không ở đúng vị trí và bạn biết chính xác công cụ nào không có ở đó. Điều này có thể tránh lãng phí thời gian quý báu khi cố gắng xác định những gì còn thiếu và giúp giữ cho khu vực sạch sẽ và dễ dàng tìm thấy các công cụ.
Poka-yoke – Đây là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là chống lỗi. Đó là bất kỳ cơ chế nào giúp người vận hành xác định và ngăn ngừa sai sót xảy ra. Hầu hết trong số này là dành cho máy móc và một số ý tưởng bao gồm bộ cấp liệu để đảm bảo rằng các đinh tán dài không được sử dụng trong máy hoặc đồ gá dùng để đảm bảo các bộ phận được giữ ở hướng thích hợp để xử lý.
Lean phù hợp với ISO 9001 như thế nào?
Chúng ta không cần lựa chọn giữa LEAN và ISO 9001, thay vào đó chúng ta có thể kết hợp cả hai với nhau. Lean có thể giúp cung cấp các cải tiến quy trình theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Việc tích hợp các phương pháp sản xuất Lean vào hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 có thể giúp bạn cải thiện bằng cách xác định và loại bỏ lãng phí khỏi các quy trình của mình, dẫn đến quy trình tổng thể trôi chảy hơn và tạo ra giá trị tốt hơn cho bạn và khách hàng của bạn. Đây là phương pháp tốt và phù hợp để hỗ trợ hệ thống quản lý chất lượng của bạn.
