Nguồn gốc của Plan-Do-Check-Act ?
Plan-Do-Check-Act (hay còn gọi là “PDCA”) là một chu trình được khởi xướng bởi Walter Andrew Shewhart và được phổ biến bởi William Edwards Deming – hai trong số những cha đẻ của kiểm soát chất lượng hiện đại. Khái niệm này là một chu trình để thực hiện các thay đổi, và khi được tuân thủ và lặp lại, sẽ dẫn đến những cải thiện lặp lại trong quy trình mà nó được áp dụng vào.
Đây là một mô hình cải tiến được duy trì, chứ không chỉ là một giải pháp tạm thời một lần, và chính vì lý do này mà nó được áp dụng cho tiêu chuẩn ISO 9001. Tiêu chuẩn ISO 9001 có mục tiêu chính là cải tiến liên tục của Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS).
PDCA trong ISO 9001
Kế hoạch – Lập kế hoạch là một trong những phần lớn nhất của QMS và bắt đầu bằng việc hiểu bối cảnh của tổ chức cũng như nhu cầu của các bên quan tâm đến QMS (4.1 & 4.2), sau đó được sử dụng để xác định phạm vi của QMS và quy trình QMS (4.3 & 4.4). Tiếp theo là cam kết của lãnh đạo công ty nhằm thúc đẩy tổ chức tập trung vào khách hàng bằng cách xác định vai trò và trách nhiệm của tổ chức cũng như bằng cách thiết lập chính sách chất lượng để tập trung vào QMS tổng thể (5.1, 5.2 & 5.3). Cấp độ lập kế hoạch tiếp theo là xác định và giải quyết các rủi ro và cơ hội của QMS, bao gồm việc thiết lập và lập kế hoạch cho các mục tiêu chất lượng và những thay đổi để hỗ trợ cải tiến liên tục (6.1, 6.2 & 6.3). Cấp độ lập kế hoạch cuối cùng là xác định và triển khai cấu trúc hỗ trợ để cho phép bạn thực hiện kế hoạch của mình. Điều này bao gồm các nguồn lực (7.1), năng lực xác định (7.2), nhận thức (7.3), trao đổi thông tin (7.4) và thiết lập các quá trình tạo lập và kiểm soát thông tin dạng văn bản (7.5).
Thực hiện – Lập kế hoạch là vô ích trừ khi kế hoạch được thực hiện. Cần xác định các biện pháp kiểm soát đối với các hoạt động QMS, các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ cần được xác định (8.2), thiết kế phát triển sản phẩm và dịch vụ (8.3), các biện pháp kiểm soát được áp dụng đối với các quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp (8.4). Quá trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ cần được thực hiện với sự kiểm soát việc đưa ra sản phẩm và dịch vụ (8.5 & 8.6), mọi sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp cần được giải quyết (8.7). Nói tóm lại, các hoạt động tạo ra và cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng cần phải được thực hiện.
Kiểm tra – Có một số yêu cầu trong tiêu chuẩn để kiểm tra các quy trình của hệ thống Quản lý Chất lượng nhằm đảm bảo chúng hoạt động đúng như kế hoạch. Cần phải theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá các sản phẩm hoặc dịch vụ để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu, các quá trình được sử dụng là đầy đủ và hiệu quả cũng như đáp ứng được sự hài lòng của khách hàng (9.1). Đánh giá nội bộ (9.2) các quy trình là cách quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống. Hơn nữa là quy trình Xem xét của lãnh đạo (9.3), xem xét và đánh giá tất cả dữ liệu được giám sát để thực hiện các thay đổi và lên kế hoạch giải quyết các vấn đề.
Cải tiến – Cải tiến trong trường hợp này bao gồm các hành động cần thiết để giải quyết mọi vấn đề được tìm thấy trong bước kiểm tra. Cải tiến (10.1 & 10.3) là tiêu đề tổng thể cho các bước hành động (10.1) này với các hoạt động giải quyết sự không phù hợp và Hành động khắc phục (10.2) để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp thực tế hoặc tiềm ẩn là bước đầu tiên trong hành động cải tiến hệ thống.
Kế hoạch – Như đã nêu, chu trình này bắt đầu lại để đảm bảo có sẵn các kế hoạch để cải thiện hơn nữa. Các phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ ở giai đoạn “Kiểm tra” có thể đã dẫn đến các hành động khắc phục ở giai đoạn “Cải tiến”, do đó sẽ yêu cầu những thay đổi trong kế hoạch nhằm đáp ứng các yêu cầu cập nhật trong giai đoạn “Thực hiện” tiếp theo. Xem xét của lãnh đạo xem xét kết quả của đánh giá nội bộ, hành động khắc phục và đưa ra các kế hoạch nguồn lực để hỗ trợ mọi thay đổi. Các nguồn lực được đánh giá và tăng, giảm hoặc phân bổ lại theo nhu cầu kinh doanh. Điều này dẫn đến một chu kỳ mới của việc Thực hiện (Doing), và chu trình tiếp tục.
Sử dụng PDCA để tập trung QMS của bạn vào việc cải tiến
Mục tiêu của QMS là làm việc hướng tới cải tiến cho công ty, vì chỉ thông qua cải tiến mới có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Bằng cách sử dụng chu kỳ PDCA, bạn sẽ tập trung các quy trình và mục tiêu của QMS vào việc cải tiến, dẫn đến tiết kiệm thời gian và tiền bạc có thể được sử dụng để cải thiện hơn nữa. Với cải tiến là mục tiêu của QMS, sự cải thiện và sự kiên trì của doanh nghiệp trở nên chắc chắn hơn.
